مدیریت چک و قسط در کسبوکار کوچک بدون فراموشی سررسید
یک چک فراموششده فقط یک جریمه نیست؛ اعتبار چند ساله را از بین میبرد.
در کسبوکارهای کوچک، بیشتر بحرانهای نقدینگی از نبود پول نیست — از ندانستن زمان است. پولی که قرار بود هفتهی پیش وصول شود نیامده، و چکی که فردا سررسید دارد فراموش شده. هر دو مشکل یک ریشه دارند: سررسیدها جایی متمرکز ثبت نشدهاند.
چک دریافتی و پرداختی را جدا نکنید، یک تقویم بسازید
رایجترین روش این است که چکهای دریافتی در یک دفتر و پرداختی در دفتری دیگر ثبت شوند. مشکل این روش این است که هیچوقت نمیفهمید در یک روز مشخص، خالص ورود و خروج پول چقدر است.
روش بهتر یک فهرست واحد بر اساس تاریخ است که هر ردیفش مشخص میکند در آن روز پول وارد میشود یا خارج. آنوقت با یک نگاه میبینید که سهشنبهی هفتهی بعد سه چک پرداختی دارید و فقط یک وصولی.
چه اطلاعاتی برای هر چک لازم است
- شمارهی چک و بانک — برای پیگیری و مغایرتگیری.
- تاریخ سررسید — تنها فیلدی که هیچوقت نباید خالی بماند.
- مبلغ
- طرفحساب — از چه کسی گرفتهاید یا به چه کسی دادهاید.
- وضعیت — در جریان، وصولشده، برگشتی، یا باطل.
ستون «وضعیت» را جدی بگیرید. چکی که وصول شده و همچنان در فهرست فعال است، محاسبهی نقدینگی را خراب میکند.
یادآوری باید چند روز جلوتر باشد
یادآوری در روز سررسید تقریباً بیفایده است. اگر چک پرداختی دارید، برای تأمین وجه به زمان نیاز دارید؛ اگر دریافتی است، برای پیگیری از صادرکننده.
فاصلهی عملی اینهاست:
| نوع | یادآوری اول | یادآوری دوم |
|---|---|---|
| چک پرداختی | ۵ روز قبل | ۱ روز قبل |
| چک دریافتی | ۳ روز قبل | روز سررسید |
| قسط ماهانه | ۷ روز قبل | ۲ روز قبل |
اقساط را مثل چک ببینید
قسط وام یا خرید اقساطی از نظر جریان نقدی دقیقاً مثل چک پرداختی است، ولی چون سند فیزیکی ندارد راحتتر فراموش میشود. بهترین کار این است که همان ابتدا کل جدول اقساط را یکجا ثبت کنید، نه ماهبهماه.
وقتی دوازده قسط آینده از همان روز اول در تقویم باشند، تصویر نقدینگی سال شما واقعی میشود و میفهمید در کدام ماهها فشار دارید.
چک برگشتی را بلافاصله ثبت کنید
وسوسهی رایج این است که چک برگشتی را در فهرست باز نگه دارید به امید اینکه «درست میشود». نتیجهاش این است که ماهها بعد، عددی در گزارش طلبهایتان هست که عملاً وصولشدنی نیست.
ثبت فوری وضعیت برگشتی دو کار میکند: گزارش طلب واقعی میماند، و سابقهی آن طرفحساب برای تصمیمهای بعدی ثبت میشود.
جمعبندی
مدیریت چک و قسط به سیستم پیچیده نیاز ندارد؛ به یک فهرست واحد بر اساس تاریخ، یک ستون وضعیت که بهروز نگه داشته شود، و یادآوری چند روز جلوتر نیاز دارد. همین سه چیز فاصلهی بین «نمیدانم این هفته چقدر پول لازم دارم» و «میدانم» را پر میکند.